Opgelet: nieuwe Code E-mail van kracht

Per 1 januari 2012 treedt er een nieuwe Code E-mail in werking.
Welke consequenties heeft dit voor u als klant van Digital Herald?
Download deze volledige tekst hier (PDF, 104kb).

Vanaf 1 januari 2012 gaat er een nieuwe Code E-mail in werking waardoor u op een extra aantal zaken moet letten wanneer u Digital Herald gebruikt.
Het doel van de wetswijziging is het transparanter maken van bulk-e-mail en het tegengaan van spam (ongevraagde bulk-e-mail). Ook al worden de regels iets strenger, al deze maatregelen zijn zeker in uw voordeel: u hebt er baat bij dat zoveel mogelijk ontvangers van uw nieuwsbrief open staan voor wat u te zeggen hebt.  

Het is uitermate belangrijk om u bewust te zijn van de actuele regels - De Opta en de Reclame Code Commissie gaan vanaf 2012 strenger controleren, en boetes voor spam kunnen oplopen tot 450.000 euro.
Wilt u graag problemen voorkomen, maar hebt u geen tijd om zelf na te kijken of u aan alle eisen voldoet? Wij kijken graag voor u uw Digital Herald account na. Hierbij ontvangt u een advies op maat en maken wij in samenspraak met u de nodige aanpassingen. E-mail ons voor meer informatie.

Wat zijn de belangrijkste zaken waar u aan moet denken als u via Digital Herald een e-mail verstuurt?

Uw adressenbestanden
De bezoeker hoort vooraf zelf te kunnen aangeven of hij van u bulk-e-mail wenst te ontvangen. Dit betekent dat wanneer iemand zich voor uw adreslijst aanmeldt op uw website, dat hij/zij zich eerst via een automatische link in een zogenaamd "opt-in bericht" moet identificeren als de eigenaar van het
e-mailadres.

Een uitzondering hierop is als u een adreslijst hebt geïmporteerd van bestaande klanten, of klanten die bij het afnemen van een product van u bij hun bestelling hebben aangegeven dat zij graag meer (soortgelijke) aanbiedingen willen krijgen. Wanneer u gebruik maakt van opt-in, hoort in het opt-in bericht ook een link te staan waarmee de persoon zijn e-mailadres uit ons systeem kan verwijderen (in het geval dat hij van gedachten is veranderd, of iemand anders het e-mailadres op uw site heeft ingevoerd). U kunt het gebruik van opt-in per adreslijst instellen via Digital Herald. Wanneer u dat wenst, stellen wij het opt-in bericht zo in dat het bericht compleet binnen uw huisstijl past.

Aanmelden via uw website
Ook aan het aanmeldformulier op uw website zijn een aantal specifieke eisen. Zo moet er bij het formulier komen te staan welk type bericht uw abonnee zal ontvangen (aanbiedingen, nieuwsbrieven of speciale uitnodigingen). Hoe vaak hij deze kan verwachten (wekelijks, maandelijks, of een maximum aantal keren per periode). Zorg er daarnaast voor dat het duidelijk is namens welk bedrijf u het ingevulde e-mailadres zult opslaan en of dit adres wordt verzameld voor eigen gebruik, voor derden of voor derdenverstrekking. Vroeger volstond een mededeling in de  algemene voorwaarden of privacy statement; nu moet het duidelijk bij het formulier staan.

Hebt u de aanmelding op de nieuwsbrief geïntegreerd binnen een ander formulier, zoals een contactformulier of een offerteformulier, dan dient er een checkbox te staan bij "ik meld mij aan voor de nieuwsbrief". Deze checkbox mag niet standaard zijn aangevinkt! Wederom hoort hier duidelijk bij vermeld te zijn waar de persoon zich precies voor aanmeldt en wat hij of zij van u kan verwachten.

Vanaf dit moment zullen wij, bij het aanmaken en aanleveren van aanmeldformulieren voor integratie op de website, rekening houden met deze eisen en u adviseren over de juiste inrichting van uw adreslijsten (voor gebruik van personalisatie en segmentatie zoals u die graag wilt gebruiken!).

Het aanmaken van de campagne
Wanneer u in Digital Herald een campagne aanmaakt hoort u altijd eerst aan te geven wat er in het veld "afzender" komt te staan. Volgens de nieuwe regels moet uit de informatie bij "afzender" kunnen worden opgemaakt hoe de ontvanger in uw adressenbestand komt. Wanneer u een aanmelding hebt gehad op uw website of wanneer u een bestaande relatie hebt met de klant waar u het bericht aan stuurt, geldt hiervoor uw bedrijfsnaam. U mag hier niet langer de naam van een privepersoon als afzender voor gebruiken, aangezien dit de indruk wekt dat u iemand een persoonlijke e-mail stuurt terwijl het in feite om bulk-e-mail gaat. In het geval van de e-mail die u wellicht van ons over dit bericht gehad hebt, is de afzender "Digital Herald BV".

Hebt u van een ander bedrijf een adressenbestand overgenomen, dan hoort dit in het veld "afzender" te komen staan. Als wij onze nieuwsbrief zouden versturen aan klanten van ons zusterbedrijf, dan zou bij afzender onze bedrijfsnaam, maar ook de bedrijfsnaam van het zusterbedrijf komen te staan. Digital Herald heeft ook klanten die graag hun eigen naam gebruiken in het afzenderveld. U moet volgens de nieuwe regelgeving dan bij het afzenderveld "Voornaam Achternaam namens Bedrijf" invullen. Daarnaast hoort u bij "reply-to" een werkend adres in te vullen. Door Digital Herald wordt het adres niet gecontroleerd, maar het is belangrijk dat u bereikbaar bent voor vragen en opmerkingen van de ontvangers van uw nieuwsbrief, ook al staat er een e-mailadres in de nieuwsbrief zelf.

Het e-mailbericht
Daarnaast moet u zichzelf ook in het e-mailbericht duidelijk identificeren, en duidelijk aangeven hoe de ontvanger van de e-mail met u in contact kan komen. In de praktijk betekent dit dat u in een zogenaamde 'footer' of 'afsluiting' uw adres plaatst met naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en afmeldlink.

Bijlages in uw e-mail
Als u een bijlage met de e-mail wilt meesturen, bijvoorbeeld een brochure of een voucher, dient deze (of alle bijlages aan de e-mail samen) maximaal 150 kilobytes groot te zijn. Hebt u hier vragen over, dan helpen wij hier graag bij! Wij kunnen voor u de bestanden op een webadres toegankelijk maken zodat u vanuit de e-mail hiernaartoe kunt linken. U stuurt ons de bestanden die u wilt linken vanuit uw nieuwsbrief, wij zetten ze online en voorzien u van de juiste webadressen (of plaatsen deze voor u in uw nieuwsbrief).

Wanneer u zelf linkt naar een extern bestand, dient u na de link aan te geven hoe groot het bestand is en welk bestandstype het heeft. Bijvoorbeeld: Download deze volledige tekst hier (PDF, 104kb).

Afmeldingen
Bij de afmelding dient voor de klant duidelijk te worden aan de klant voor welke nieuwsbrief, of welk thema hij of zij zich heeft afgemeld. Dit betekent dat de tekst op de pagina "afmelding bevestigd” ook moet bevestigen voor welke nieuwsbrief iemand zich heeft afgemeld en dat hij of zij per direct geen nieuwsbrieven meer ontvangt.

Hierbij is het belangrijk dat duidelijk is of iemand zich voor alleen 1 nieuwsbrief afmeldt, of gelijk voor alle e-mailings van uw bedrijf. Veel van onze klanten gebruiken meerdere adreslijsten. Voor elke adreslijst moet dus een aparte "afmelding bevestigd" pagina komen waarop staat voor welke adreslijst iemand zich heeft afgemeld.

Maakt u gebruik van veel geïmporteerde adressenbestanden (waarbij u aan ons voor elke e-mailcampagne een document stuurt), dan kan het zijn dat personen zich afmelden voor de adreslijst, maar later opnieuw op de adreslijst worden gezet. Hiervoor zullen wij vaker gebruik gaan maken van de Algemene Onderdrukkingslijst, waarbij iemand die zich afmeldt, ook inderdaad geen e-mails meer van u ontvangt.

Meer informatie
Wij hopen u op deze wijze juist te geïnformeerd over de wijziging in de Code E-mail. Mocht u toch nog vragen hebben, dan helpen wij u graag! Mail ons gerust.